לפני תחילת המיון הפיזי, הקימו מערכת מיון מקצועית ומפורטת. יצרו קטגוריות ברורות: תכשיטים ומתכות יקרות, אנטיקות וחפצי אמנות, ספרים ומסמכים נדירים, מטבעות וביולים, בגדים וטקסטילים עתיקים, ציוד אלקטרוני וטכנולוגי, זיכרונות משפחתיים, חפצים שימושיים, וזבל אמיתי. לכל קטגוריה הקצו מקום פיזי נפרד – שולחן, קרטון, או אזור בחדר. הכינו מערכת תיוג עם מדבקות צבעוניות, מספרים סידוריים, ורשימות מלוות. יצרו גם "אזור ספק" לפריטים שלא ברור לגביהם. רכשו ציוד הגנה לחפצים עדינים: נייר חופשי מחומצה, קופסאות אחסון מתאימות, חומרי עטיפה רכים. הכינו מערכת תיעוד דיגיטלי – טלפון או מצלמה לצילום כל פריט, מחשב נייד לרישום פרטים, ואפליקציה או תוכנה לניהול המלאי. זה נראה מורכב בהתחלה, אבל מערכת טובה חוסכת שבועות של עבודה ומונעת טעויות יקרות. בחברת שי פינוי דירה פיתחנו מערכת מיון ייחודית שמאפשרת לעקוב אחר כל פריט מהרגע הראשון ועד למיקום הסופי שלו.